Mit der DIN EN ISO 17100 Zertifizierung Qualität bei Übersetzungen beweisen

Die Qualität einer Übersetzung ist von Auftraggebern manchmal nur schwer einzuschätzen. Als Übersetzungsdienstleister kann die Qualität eines Übersetzungsprozesses allerdings über eine Zertifizierung dargestellt werden. Die internationale DIN EN ISO 17100 ist eine Norm, die solche Qualitätsstandards festlegt. Wir helfen Ihnen, diese Zertifizierung zu erlangen und ihren Kunden die hohe Qualität Ihres Übersetzungsprozesses nachweisen zu können.

Der große Vorteil an einer ISO 17100 Zertifizierung ist die internationale Gültigkeit. Das Zertifikat ist in fast allen Ländern anerkannt. Das kann bei Übersetzungen für multinationale Unternehmen in der globalisierten Welt sehr hilfreich sein. Um nach ISO 17100 Norm zertifiziert zu werden, müssen Übersetzungsdienstleister aber einige Bedingungen erfüllen. Aufgabe der Zertifizierungsstelle ist, das Übersetzungsbüro zu unterstützen, die Qualifikationen zu erläutern und einen intensiven Audit durchzuführen.

Um weltweit einen einheitlichen Standard zu schaffen, wurde 2015 eine bislang nur in Europa gültige Norm, die EN 15038, überarbeitet und vom ISO-Konsortium neu herausgegeben. Damit gelten die Maßstäbe der Norm weltweit: Ein Übersetzungsdienstleister (ÜDL) in Deutschland muss für die Zertifizierung die gleichen Bedingungen erfüllen wie eine Firma aus Asien oder Amerika. Gleichzeitig ist damit die Qualität der Leistungen erhöht worden, weil Firmen ohne Zertifizierung deutliche Wettbewerbsnachteile haben.

Die ISO 17100 Norm enthält Vorschriften für ÜDL zur Abwicklung der Kernprozesse in der Übersetzung, zu den Anforderungen an die Qualifikation der Mitarbeiter, die Verfügbarkeit und den Einsatz der Ressourcen (auch technisch) sowie zu den weiteren erforderlichen Tätigkeiten, die die hohe Qualität der Arbeit garantieren.

Diese Grundpfeiler bestimmen die Anforderungen:

• Eingesetzte Ressourcen einschliesslich der Personalführung
• Die Prozesse in der Vorproduktion
• Die Prozesse in der Produktionsphase
• Die Prozesse in der Nachbereitung

Die eingesetzten Ressourcen in der DIN ISO 17100

Ressourcen umfassen den Einsatz einer IT-Infrastruktur, die den Stand der Technik widerspiegelt. Dabei sind die IT-Landschaft und schützenswerte Informationen einer Risikobewertung (Informationssicherheit) zu unterziehen. Zusätzlich geht es um die Personen, die am Übersetzungsprozess arbeiten und ihre Kompetenzen. So muss die Qualifikation der Übersetzer nachgewiesen werden, zum Beispiel durch Abschlüsse oder langjähriger Erfahrung. Als ÜDL müssen Sie nachweisen, welche Mitarbeiter in welchen Funktionen beteiligt sind, zum Beispiel jene, die Texte redigieren und Korrektur lesen. Eine Aufstellung enthält, wer die Projekte der Kunden betreut und welche besonderen Qualifikationen, wie Softwarekenntnisse, vorhanden sind. Alle diese Kompetenzen müssen objektiv nachgewiesen werden.

Prozess der Vorproduktion

Die Norm legt genau fest, welche Schritte von der Anfrage eines Kunden bis zum Beginn der DIN 17100 Übersetzung eingehalten werden. So werden die Grundlagen und Prozesse für Kostenvoranschläge überprüft. Sie müssen nachweisen, wie die Machbarkeit untersucht wird und wie das Projekt geführt werden soll.

Teil der Vorbereitungsphase sind die Verhandlungen mit Kunden, die ordentliche Dokumentation und eine klare, schriftliche Beauftragung. So muss die Vereinbarung bestimmte Punkte wie den Umfang der Übersetzung, Bestandsteile des Workflows, die verwaltungstechnischen Aspekte, die verwendete Technik und die sprachliche Einordnung enthalten. Dieser Vorentwurf wird dann mit dem Kunden abgestimmt und kundenseitig bestätigt.

Produktionsphase

Während der Zertifizierung wird die Produktion der DIN 17100 Übersetzung sehr genau überprüft. Der Dienstleister muss darlegen, welche Prozesse angelegt sind, wie diese ablaufen und miteinander verzahnt sind. Außerdem muss nachgewiesen werden, wie das Projektmanagement arbeitet und die Produktion der Übersetzungen steuert. Zu den wichtigen Schritten im Audit nach DIN ISO 17100 gehören:

• Projektsteuerung
• Anzahl der qualifizierten Übersetzer für ein Projekt
• Revisionen und Überarbeitungen
• Qualitätskontrolle
• Lektorat
• Abnahme durch Projektmanager
• Prozess der Auslieferung an den Kunden

Prozess der Nachbereitung

Zum Qualitätsverständnis der ISO 17100 und der Zertifizierung zählt die Nachbereitung. In dieser Phase werden die Kommunikation mit den Kunden, Feedbacks und deren Bearbeitung und die Abfrage der Zufriedenheit untersucht. Damit soll sichergestellt werden, dass auch nach Ablieferung der Übersetzungsarbeit Kunden betreut werden und bei Rückfragen oder Mängeln entsprechend kompetente Ansprechpartner nach einem standardisierten Prozess arbeiten, der Wiederauftreten von Fehlern verhindert.

Die Zertifizierung für die DIN ISO 17100 sieht vor, dass bestimmte Prozesse und Vorgehensweisen dokumentiert werden. Es geht also nicht nur darum, wie gearbeitet wird, sondern wie diese Abläufe standardisiert werden. Einige wichtige Punkte sind:

• Kompetenzen und Prozessmanagement
  Ein Übersetzungsdienstleister muss nachweisen, dass Mitarbeiter einen aktuellen Wissensstand haben und fort- und weitergebildet werden. Außerdem muss dargelegt werden, wie Prozesse in den Arbeitsabläufen verankert sind.
  
  
• Informations- und Datensicherheit
  Sie werden darlegen müssen, welche schützenswerten Daten es gibt und welche Massnahmen zu Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität getroffen werden. Zusätzlich wird dokumentiert, wie die Daten Ihrer Kunden vertraulich behandelt und gesichert werden. Dazu zählen die verwendeten IT-Systeme, Verschlüsselungen und Backup-Systeme. Bei der ISO 17100 wird erwartet, dass diese Systeme auf dem Stand der Technik sind und dies auch nachgewiesen werden kann.
  
  
• Anfrage-Management
  Die Zertifizierung will sicherstellen, dass Kunden schon bei der Kontaktaufnahme Qualität bekommen. Deswegen werden die Zertifizierer fragen, wie der Auftragseingang organisiert ist, wie Anfragen weitergeleitet und mit Angeboten versehen werden und wie Verträge erstellt werden.
  
  
• Projektmanagement und Qualitätskontrolle
  Jedes Projekt hat seine eigenen Spezifikationen. Kunden haben bestimmte Wünsche, Dokumente müssen rechtlichen Anforderungen genügen oder es gibt eine bestimmte Sprachebene, die verlangt wird. Im Zertifizierungsprozess erläutern Sie, wie diese Spezifikationen intern und gegebenenfalls an Freiberufler kommuniziert werden und wie die Qualität und die Einhaltung im Übersetzungsprozess überprüft werden.
  
  
• Abrechnungsverfahren
  Da jedes Land andere steuerlichen und formalen Voraussetzungen für die Rechnungsstellung hat, schreibt die ISO 17100 vor, darzulegen, nach welchen Vorschriften und Regeln Rechnungen erstellt werden. Sie werden ebenfalls den Prozess der Rechnungsstellung und Mahnfristen erläutern.
  
  
• Compliance
  Ein Übersetzungsbüro muss sich an verschiedene Vorschriften und Gesetze halten, vom allgemeinen Finanz- und Wirtschaftsrecht bis zu branchenspezifischen Regeln und Standards. Der Begriff Compliance beschreibt den Prozess, der die Einhaltung dieser Vorschriften ständig überprüft und wie bei Verstößen gehandelt werden kann.
  
  
• Nacharbeit und Kundenfeedback
  Der Anspruch der Qualitätsverbesserung soll ausdrücklich der Kundenzufriedenheit dienen. Deswegen wird in der Zertifizierung untersucht, wie After-Sales-Prozesse ablaufen und wie zum Beispiel mit Reklamationen und Korrekturanfragen umgegangen wird.

Mit einem Zertifikat, dass Ihren Übersetzungsprozess mit der ISO 17100 konform erklärt, heben Sie sich von der Konkurrenz ab und garantieren Kunden höchste Qualität. Das Zertifikat schafft Transparenz, Kunden können sicher sein, dass Ihre Übersetzungen nach modernen Standards produziert werden. Das Zertifikat kann auf Ihrer Webseite veröffentlicht werden. Es enthält:

• Welche Leistungen zertifiziert werden (Geltungsbereich)
• Eine unverwechselbare Zertifikatsnummer
• Die Gültigkeitsdauer
• Ein Logo mit zugrunde liegender Norm und einen QR-Code, mit dem die Aktualität des Zertifikats online überprüft werden kann.

Auf diese Weise können Sie als Übersetzungsdienstleister Ihren Kunden Qualität garantieren und sich als TOP-Dienstleister präsentieren.

Viele Ausschreibungsverfahren verlangen heute den Nachweis des ISO 17100-Standards. Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung der internen Abläufe. Denn selbst nach dem Zertifizierungsaudit sollen die Prozesse weiter optimiert werden, was Ihrem Unternehmen am Ende Zeit spart und Ihnen hilft, bessere Übersetzungen zu produzieren.